Restart Business Travel

Restaurants und Hotels öffnen, Airlines fahren ihre Flugverbindungen wieder hoch: Die Lockerungsmaßnahmen im öffentlichen Leben bedeuten eine langsame Rückkehr zur Normalität. Ein Trend zur Lockerung interner Bestimmungen ist auch in den Unternehmen erkennbar. Laut einer Umfrage des Deutschen Geschäftsreiseverbands (VDR) erlauben aktuell rund 75% der Firmen wieder Geschäftsreisen.

Wir haben bei unserer Kollegin Barbara Schüttler nachgefragt, wie sich die Entspannung der Lage in den Geschäftsreisebüros bemerkbar macht. Sie ist Geschäftsführerin des Lufthansa City Center Business Travel Reisebüros Schmidt & Partner in Bochum. Seit vielen Jahren betreut sie mit Ihrem Team zahlreiche Firmenkunden und sorgt dafür, dass auf deren Geschäftsreisen alles reibungslos läuft.

Nehmen die Geschäftsreisebuchungen wieder zu?
Ganz langsam kommen wieder erste Anfragen. Noch nicht viele, aber man spürt, dass erste Unternehmen wieder anfangen, über Geschäftsreisen nachzudenken. Wichtig dafür ist der zunehmende Wegfall von Reisebeschränkungen. Wir hören auch, dass unsere Kunden sagen, sie müssen wieder reisen, sobald es geht. Video-, Web- und Telefonkonferenzen sind gut, aber der persönliche Kontakt ist nicht zu ersetzen. Sie müssen, je nach Branche, Qualitätskontrollen vor Ort durchführen, Monteure und Techniker zum Aufbau, zur Inbetriebnahme oder zur Wartung von Maschinen entsenden, Messen besuchen und Kundenkontakte pflegen. Es sind aber im Augenblick erst eine gute Handvoll Firmen bereits wieder aktiv.

Welche Ziele und Verkehrsmittel werden nachgefragt?
Uns erreichen Anfragen für alle Verkehrsmittel und auch ganz unterschiedliche Reiseziele, z.B. Messebesuche in Las Vegas und Santiago de Chile, Flüge innerhalb Europas, aber auch nach Japan oder in die USA. Über unsere Online Buchungsmaschinen wurden über die ganze Zeit des Lockdowns Bahn, Hotel und Mietwagen gebucht – allerdings nur zu innerdeutschen Zielen. Wir haben den Eindruck, dass mehr Mietwagen am Zielort angefragt werden, vielleicht, weil man auf öffentliche Verkehrsmittel oder Taxen verzichten möchte. Manchmal gibt es noch gar keine konkreten Reiseanfragen, sondern es geht nur um ganz grundsätzliche Möglichkeiten.

Merken Sie, dass die Beratung sich verändert? Besteht ein höherer Beratungsbedarf angesichts zahlreicher Regularien?
Ja, in jedem Fall. Die Kunden wissen oft gar nicht, dass bestimmte Unterlagen, wie zum Beispiel ein negativer Corona Test, nicht älter als x Tage, bei Einreise verlangt wird oder sie womöglich vierzehn Tage in Quarantäne müssen. Auch bei einer Reise nach Österreich und nicht nur zu exotischeren Zielen.
Eine gute Vorbereitung ist jetzt besonders wichtig. Wir sind immer erreichbar – vor, während und nach der Reise. Das ist es, was unsere Kunden an der Zusammenarbeit schätzen: Dass sie uns immer kontaktieren können und wir sie bei allen Anliegen unterstützen. Kein Callcenter, keine lange Warteschleife, kein unpersönlicher Kontakt!

Wonach schauen Unternehmen zuerst? Steht nun die Sicherheit an erster Stelle und der Preis rückt in den Hintergrund?
Ich denke, die Unternehmen sind bis zu einem bestimmten Punkt durchaus bereit, für mehr Sicherheit auch mehr zu bezahlen. Aber die Firmen müssen – besonders in Krisenzeiten – auch auf ihre Kosten achten. Es wird eine Aufgabe sein, ein ausgewogenes Verhältnis an Sicherheit bei akzeptablen Kosten zu erzielen. Wir helfen unseren Kunden, die richtigen, zu ihnen passenden Lösungen zu finden. Wir arbeiten zum Beispiel mit verschiedenen Dienstleistern für Travel Risk Management zusammen.

Legen die Firmen mehr Wert auf flexible Konditionen?
In jedem Fall begrüßen Unternehmen eine höhere Flexibilität, um auch kurzfristig auf die aktuelle Situation reagieren zu können. Gerade jetzt sind Reiseplanungen noch mit einigen Unwägbarkeiten verbunden: Werden die Flüge wie geplant stattfinden, darf ich einreisen, welche Unterlagen benötige ich dafür?

Haben sich Reiserichtlinien geändert?
Von einem Unternehmen wissen wir, dass man dort überlegt, in Europa wieder Business Class zu fliegen, um mehr Abstand zu anderen Passagieren zu haben. Es wurde auch angesprochen, dass man Nonstop-Flüge bevorzugt, um die Risiken zu minimieren. Manchmal sind Firmen an Mutterkonzerne im Ausland gebunden und dort können strengere oder lockere Regeln gelten. Zurzeit müssen Reisen meist von der Geschäftsleitung oder dem Vorgesetzten genehmigt werden.

Wo spüren Sie die meisten Bedenken und größte Unsicherheit hinsichtlich Reisen? Ist es die steigende Komplexität der Prozesse entlang der Reisekette (Stichwort Hygienevorschriften)? Oder sind es eher die Unwägbarkeiten vor Ort, wenn sich die Lage plötzlich ändert?
Ich glaube, es macht einen Unterschied, ob es sich um Vielreisende oder gelegentlich Reisende handelt. Die Vielreisenden haben weniger Bedenken oder Unsicherheiten. Sie sind auch in Ländern unterwegs, die schon immer Unvorhersehbarkeiten beim Reisen mit sich brachten und sind es gewohnt, spontan und flexibel zu reagieren. Wer nur selten reist, macht sich mehr Gedanken um den Ablauf seiner Reise und benötigt mehr Beratung. Diese Beratung bekommt man bei uns im Reisebüro, von einem persönlichen Ansprechpartner, den man kennt und der ganz individuell auf den Kunden eingeht

Woher bekommen Ihre Mitarbeiter die Informationen und halten ihr Wissen aktuell?
Wir informieren uns auf den Seiten des Auswärtigen Amts, bei Passolution, einer zentralen Datenbank für Pass- und Visapflichten, bei A3M, einem Betreiber von Frühwarn- und Informationssystemen für professionelles und effektives Krisenmanagement und natürlich auch direkt bei den Leistungsträgern, zu denen wir seit vielen Jahren wertvolle Kontakte halten. Zusätzlich unterstützt uns unsere Franchisezentrale mit gebündelten Informationen.